Polityka prywatności

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności („Polityka”) wyjaśnia, w jaki sposób AgenticForce sp. z o.o. („my”, „nas”, „nasz”) przetwarza dane osobowe osób, które odwiedzają stronę wingman.pm („Strona”), korzystają z aplikacji WingmanPM dostępnej pod adresem app.wingman.pm („Serwis”), ubiegają się o dostęp do niej lub kontaktują się z nami.

2. Jesteśmy administratorem (art. 4 pkt 7 RODO) danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce. W przypadku danych osobowych, które nasi klienci przesyłają do Serwisu lub z nim łączą (na przykład opinii ich własnych klientów), administratorem jest klient, a my przetwarzamy te dane jako jego podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych; do tych danych ma zastosowanie klauzula informacyjna klienta, a żądania ich dotyczące należy kierować do klienta.

3. Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych jest Daniel Kierdal (hello@wingman.pm).

4. Niniejsza Polityka zawiera informacje o przetwarzaniu Twoich danych osobowych (art. 13 i 14 RODO). Nie stanowi ona części Regulaminu i nie prosimy Cię o jej akceptację.

§2 Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki:

• Administrator danych – AgenticForce sp. z o.o., która ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce.
• Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca ze Strony lub Serwisu, w tym osoby zaproszone do Przestrzeni roboczej.
• Dane Osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO.
• RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych.
• Strona – wingman.pm.
• Serwis – aplikacja WingmanPM do zarządzania produktem wspomagana przez AI, dostępna pod adresem app.wingman.pm, opisana w Regulaminie.
• Kredyty AI, Przestrzeń robocza, Plan Płatny, Pakiet Kredytów – w rozumieniu Regulaminu.

§3 Jakie dane zbieramy

Dane osobowe pozyskujemy od Ciebie, od organizacji, która zaprasza Cię do Przestrzeni roboczej (Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail), z narzędzi podmiotów trzecich, które podłączasz do Serwisu, oraz od Polar, gdy dokonujesz zakupu. Przetwarzamy następujące kategorie danych:

3.1 Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• Imię i nazwisko oraz adres e-mail
• Nazwa firmy i stanowisko (w przypadku kont firmowych)
• Numer telefonu, jeżeli nam go podasz (na przykład w korespondencji)

3.2 Dane Konta

• Dane logowania przetwarzane przez naszego dostawcę usługi uwierzytelniania; nie mamy dostępu do Twojego hasła w postaci jawnej
• Preferencje i ustawienia Konta, członkostwo w Przestrzeni roboczej i pełniona w niej rola
• Plan, status subskrypcji i historia rozliczeń w Serwisie
• Saldo Kredytów AI i zużycie Kredytów AI
• Zapisy dotyczące akceptacji Regulaminu, Twoich wyborów w zakresie prywatności oraz wyborów dokonanych przez Ciebie przed zakupem (wersja dokumentu, czas oraz potwierdzona przez Ciebie treść)

3.3 Dane dotyczące korzystania

• Treści, które przesyłasz do Serwisu lub do niego podłączasz (w odniesieniu do danych osobowych Twoich własnych klientów zob. §1 pkt 2)
• Dane z podłączonych przez Ciebie narzędzi podmiotów trzecich; dostępne integracje są wskazane w Serwisie
• Dokumenty i inne wyniki wygenerowane w Serwisie
• Logi aktywności i logi techniczne
• W Serwisie: dane analityki produktowej (na przykład wyświetlone strony i interakcje) – wyłącznie za Twoją zgodą – oraz raporty błędów

3.4 Dane techniczne

• Adres IP i ustalona na jego podstawie przybliżona lokalizacja
• Typ i wersja przeglądarki, informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym
• Pliki cookie i podobne technologie, zgodnie z opisem w Polityce cookies

3.5 Dane dotyczące płatności

• Plany Płatne i Pakiety Kredytów sprzedaje Polar Software, Inc. („Polar”) jako sprzedawca (merchant of record). Polar zbiera dane dotyczące płatności i rozliczeń, które podajesz w procesie zakupowym (takie jak dane karty i adres rozliczeniowy), i przetwarza je jako sprzedawca na podstawie własnej polityki prywatności. Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy danych kart płatniczych.
• Od Polar otrzymujemy informacje niezbędne do dostarczenia zakupionego przez Ciebie świadczenia, takie jak Plan Płatny lub Pakiet Kredytów, kwota, status płatności i adres e-mail klienta.
• Prowadzimy ewidencję tych transakcji do celów rachunkowych i podatkowych.

3.6 Wnioski o dostęp i zapytania

• Gdy zapisujesz się na listę oczekujących lub składasz wniosek o wczesny dostęp na Stronie: adres e-mail, imię i nazwisko, stanowisko, rodzaj produktu, Twoje oczekiwania wobec Serwisu, Twoje preferencje marketingowe oraz strona lub formularz, z których skorzystano.
• Gdy do nas piszesz: treść korespondencji i Twoje dane kontaktowe.

§4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1 Świadczenie Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Tworzenie Konta i zarządzanie nim, świadczenie Serwisu, obsługa Kredytów AI i zakupów, obsługa klienta oraz komunikacja dotycząca Serwisu (w tym powiadomienia o zmianach Regulaminu, cen lub Serwisu).

4.2 Wnioski o dostęp i zapytania (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO)

Obsługa zgłoszeń na listę oczekujących i wniosków o wczesny dostęp oraz odpowiadanie na Twoje zapytania – jako działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na udzielaniu odpowiedzi osobom, które się z nami kontaktują.

4.3 Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Prowadzenie dokumentacji podatkowej i rachunkowej oraz rozpatrywanie reklamacji konsumentów i oświadczeń o odstąpieniu od umowy zgodnie z wymogami prawa.

4.4 Komunikacja marketingowa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej)

Wysyłanie informacji o produkcie i ofert pocztą elektroniczną wyłącznie za Twoją zgodą. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4.5 Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i roszczenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Ochrona Strony i Serwisu, zapobieganie oszustwom i nadużyciom (w tym wielokrotnemu korzystaniu z Okresu próbnego Beta), przechowywanie zapisów dotyczących akceptacji Regulaminu i potwierdzeń składanych przed zakupem oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

4.6 Analityka i doskonalenie Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO)

Na Stronie analityka działa wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w panelu plików cookie. W Serwisie analityka produktowa działa wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w Serwisie i zapisaną na Twoim koncie; możesz ją w każdej chwili wycofać w Settings > Privacy & legal. Raporty błędów przetwarzamy w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na utrzymaniu działania Serwisu i usuwaniu błędów. Szczegóły zawiera Polityka cookies.

4.7 Przetwarzanie z użyciem AI (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO)

Gdy korzystasz z funkcji AI, treści niezbędne do wykonania danej operacji są przesyłane do dostawcy modeli AI będącego podmiotem trzecim, który działa jako nasz dalszy podmiot przetwarzający, a wynik jest zwracany do Serwisu. W przypadku danych osobowych klientów naszych klientów odbywa się to na polecenie klienta, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych. Wykorzystywani przez nas dostawcy modeli AI są wskazani w rejestrze dalszych podmiotów przetwarzających, o którym mowa w §6. Nie wykorzystujemy przekazywanych przez Ciebie treści ani wygenerowanych dla Ciebie wyników AI do trenowania modeli AI, a z dostawców modeli AI korzystamy w ustawieniach zerowej retencji danych: przetwarzają oni treści wyłącznie w celu zwrócenia wyniku, nie przechowują ich i nie wykorzystują do trenowania swoich modeli.

4.8 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO).

4.9 Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe podczas rejestracji lub zakupu jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy; bez nich nie możemy świadczyć Serwisu. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

§5 Okresy przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe przez następujące okresy:

• Dane Konta i Serwisu: przez czas trwania umowy. Po usunięciu Przestrzeni roboczej, zamknięciu Konta lub zakończeniu umowy kończymy usuwanie danych z Serwisu w terminie trzydziestu (30) dni, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania lub dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (§11 pkt 6 Regulaminu). Usunięcia Przestrzeni roboczej nie można cofnąć.
• Dokumentacja finansowa i dotycząca transakcji: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, co do zasady przez pięć (5) lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Zapisy dotyczące akceptacji Regulaminu, potwierdzeń składanych przed zakupem, reklamacji i oświadczeń o odstąpieniu od umowy: do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową.
• Zgody marketingowe: do czasu wycofania zgody; następnie przechowujemy informację o zgodzie i jej wycofaniu wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania przestrzegania przepisów.
• Wnioski o dostęp i zapytania: do czasu rozpatrzenia wniosku lub zapytania, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy – nie dłużej, niż jest to niezbędne do dalszego kontaktu w tej sprawie; w każdej chwili możesz zażądać ich usunięcia.
• Logi techniczne i raporty błędów: trzydzieści (30) dni od ich utworzenia.
• Dane analityki produktowej w Serwisie: nie dłużej, niż jest to niezbędne do zrozumienia, w jaki sposób Serwis jest używany, zgodnie z ustawieniami okresu przechowywania w naszym narzędziu analitycznym.

§6 Udostępnianie danych osobowych

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w sposób opisany poniżej. Dane osobowe mogą być przetwarzane w Unii Europejskiej i w Stanach Zjednoczonych.

Dalsze podmioty przetwarzające

Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Pełny i aktualny wykaz naszych dalszych podmiotów przetwarzających, wraz z ich lokalizacją i celami przetwarzania, zawiera Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Rejestr dalszych podmiotów przetwarzających: wersjonowany rejestr oczekuje na ostateczne zatwierdzenie.

Do naszych dalszych podmiotów przetwarzających należą dostawcy:

• hostingu w chmurze i przechowywania danych
• usług modeli AI
• przetwarzania dokumentów i pobierania treści stron internetowych
• uwierzytelniania (logowania)
• wysyłki poczty elektronicznej
• analityki produktowej i monitorowania błędów
• narzędzi biurowych i arkuszy kalkulacyjnych wykorzystywanych do obsługi wniosków o dostęp
• usług księgowych i finansowych

Polar (sprzedawca – merchant of record)

Polar Software, Inc. sprzedaje Plany Płatne i Pakiety Kredytów jako sprzedawca (merchant of record) i przetwarza dane podane przez Ciebie w procesie zakupowym jako odrębny administrator, na podstawie własnej polityki prywatności.

Podłączane narzędzia

Gdy podłączasz do Serwisu narzędzie podmiotu trzeciego, dane są wymieniane z tym narzędziem na Twoje polecenie. Jego dostawca przetwarza te dane na podstawie Twojej własnej umowy z nim.

Organy władzy publicznej

Ujawniamy dane osobowe organom władzy publicznej wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Przekazywanie danych do państw trzecich

W przypadku przekazywania danych poza UE/EOG opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli taka decyzja ma zastosowanie, albo na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani w inny sposób nie wykorzystujemy komercyjnie Twoich danych osobowych.

§7 Prawa Użytkownika

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu do danych (art. 15)
• Prawo do sprostowania danych (art. 16)
• Prawo do usunięcia danych (art. 17)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20)
• Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21), w tym wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach oraz – w dowolnym momencie – wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w §11. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca; w razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię wraz z podaniem przyczyn. W przypadku danych osobowych, których administratorem jest nasz klient (§1 pkt 2), skontaktuj się z tym klientem; udzielimy mu pomocy.

§8 Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Obecnie są to:

• Szyfrowanie transmisji: połączenia między Twoją przeglądarką lub narzędziami a Serwisem są szyfrowane protokołem TLS w wersji 1.2 lub wyższej.
• Szyfrowanie danych dostępowych: tokeny dostępu do połączonych narzędzi i klucze API są szyfrowane na poziomie aplikacji.
• Kontrola dostępu: role w każdej Przestrzeni roboczej ograniczają, co poszczególni członkowie mogą zobaczyć i zmienić; nasze wewnętrzne narzędzia administracyjne są dostępne wyłącznie dla wyznaczonych kont pracowników.
• Izolacja sieciowa: bazy danych i usługi wewnętrzne nie są dostępne z internetu; publicznie dostępny jest wyłącznie nasz punkt wejścia HTTPS.
• Automatyczne testy bezpieczeństwa: nasz proces wdrożeniowy uruchamia automatyczne testy regresji bezpieczeństwa.
• Zgłaszanie naruszeń: jeżeli wymagają tego przepisy prawa, zgłaszamy naruszenie ochrony danych osobowych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia i zawiadamiamy osoby, których ono dotyczy (art. 33 i 34 RODO).

§9 Pliki cookie

Strona i Serwis wykorzystują pliki cookie i podobne technologie. Na Stronie opcjonalne technologie analityczne i marketingowe pozostają wyłączone, dopóki nie zezwolisz na nie w panelu plików cookie, a swój wybór możesz w każdej chwili zmienić za pomocą opcji „Cookie settings” w stopce. Niezbędne pliki cookie są używane zawsze. Szczegóły, w tym informacje o technologiach wykorzystywanych w Serwisie, zawiera Polityka cookies.

§10 Zmiany Polityki prywatności

Aktualizujemy niniejszą Politykę, gdy zmieniają się sposoby przetwarzania przez nas danych. O istotnych zmianach informujemy zarejestrowanych Użytkowników pocztą elektroniczną i w Serwisie przed ich zastosowaniem, w miarę możliwości z wyprzedzeniem co najmniej trzydziestu (30) dni, a na początku niniejszej Polityki podajemy jej aktualną wersję i datę wejścia w życie. Jeżeli zmiana wymaga Twojej zgody, poprosimy Cię o nią i nie uznamy dalszego korzystania ze Strony lub Serwisu za wyrażenie zgody.

§11 Kontakt

Osoba kontaktowa w sprawach ochrony danych: Daniel Kierdal

Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska · Strona internetowa: uodo.gov.pl